DOKUMEN PENGADAAN BUKU

Contoh Kasus:
Satuan Pendidikan merencanakan pembelian buku dengan total transaksi 50 Juta Rupiah sedangkan Dana BOS Kinerja yang dimiliki oleh sekolah hanya 15 Juta RupiahSolusi: Dana BOS Kinerja dapat langsung dilakukan belanja sebesar 15 Juta Rupiah kemudian Satuan Pendidikan dapat melakukan perencanaan anggaran ulang (perubahan/pergeseran) di ARKAS  sebanyak 35 Juta menggunakan Dana BOS Reguler.

Penting! Jika terdapat ketidaksesuaian antara Nilai Pesanan dengan Dana yang dimiliki oleh Satuan Pendidikan, Satuan Pendidikan harus melakukan pembatalan transaksi sebelumnya dan penyesuaian pada pesanan baru.

Sesuai dengan Pasal 12, ayat 2&3 Permendikbudristek No. 18 Tahun 2022 tentang Pedoman PBJ Oleh Satuan Pendidikan, sebelum berbelanja Buku Kurikulum Merdeka melalui SIPLah satuan pendidikan harus memastikan tersedianya dokumen perencanaan yang berisi informasi berikut:

• jumlah barang/jasa
• spesifikasi/ruang lingkup barang/jasa
• waktu dan lokasi serah terima
• alokasi anggaran
• persyaratan Penyedia

Berikut merupakan proses penetapan penyedia saat akan melakukan PBJ Buku Kurikulum Merdeka melalui SIPLah:

1. Satuan Pendidikan WAJIB melakukan PBJ melalui PPMSE SIPLah yang telah bekerja sesuai dengan hasil pemilihan dan penentuan Penyedia dan PPMSE Daring oleh Kementerian, dengan detail:

Jenjang	Penyedia	PPMSE Daring
Sekolah Menengah Pertama (Kelas IX) Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa (Kelas IX)	PT Gramedia (Gramedia PSP)	PT Indonesia Telekomunikasi
Sekolah Dasar (Kelas III dan VI) Sekolah Luar Biasa (Kelas III, VI dan XII) Buku Panduan Guru Sekolah Luar Biasa (Kelas I s.d XII) 5 Ragam Disabilitas Sekolah Menengah Atas (Kelas XII)	PT Macananjaya Cemerlang (Toko Buku Macanan)	PT Global Digital Niaga
Sekolah Menengah Kejuruan (Kelas XII)	PT Temprina Media Grafika (JPBOOKSONLINE23)	PT Ladang Karya Husada

 

2. Sesuai dengan Pasal 15 Permendikbudristek nomor 18 tahun 2022, pemilihan dan penetapan calon penyedia akan dibuktikan dengan Bukti Kesepakatan/Surat Pesanan. Saat melakukan pemesanan pada penyedia, satuan pendidikan diharapkan memperhatikan hal berikut ini:

• Perbandingan harga dan kualitas serta negosiasi tidak dilakukan karena penyedia dan harga buku sudah ditetapkan oleh Kemendikbudristek
• Pada menu negosiasi Satuan Pendidikan membubuhkan catatan “Harga buku telah ditetapkan oleh Kemendikbudristek”

3. Dalam pembuatan kesepakatan pengadaan dengan penyedia satuan pendidikan harus mencatat syarat dan ketentuan pemesanan dalam surat pesanan. Satuan pendidikan wajib memperhatikan hal berikut:

• Batas pemesanan tanggal 5 Juni 2023;
• Metode pengiriman hanya melalui penyedia (kurir toko);
• Memastikan bahwa pesanan sampai ke Satuan Pendidikan pada hari kerja sesuai kesepakatan pada surat pesanan (BAST paling lambat tanggal 10 Juli 2023);
• Menuliskan kesepakatan waktu pesanan sampai pada kolom catatan:

Contoh: “pesanan sampai di satuan pendidikan paling lambat tanggal 20 Juni 2023” (*kesepakatan antara satdik dan toko)

Setelah melakukan proses PBJ Buku Kurikulum Merdeka secara daring pada penyedia maka satuan pendidikan harus memantau proses pengiriman hingga penerimaan barang. Proses tersebut meliputi:

1. Pengiriman barang/jasa oleh Penyedia

Satuan Pendidikan wajib melakukan pengecekan posisi pesanan secara berkala melalui tautan pelacakan pesanan yang diberikan oleh penyedia.

2. Pemeriksaan barang/jasa oleh satuan pendidikan

Setelah barang/jasa telah diterima, satuan pendidikan wajib melakukan pemeriksaan barang meliputi spesifikasi, kuantitas, dan kondisi.

3. Serah terima barang/jasa oleh Pelaksana setelah barang/jasa yang diterima sesuai dengan kesepakatan (pembuatan BAST)

Jika pesanan sampai di satuan pendidikan melewati batas waktu sesuai surat pesanan, maka Penyedia dikenakan denda keterlambatan sebesar satu per mil per hari dari nilai pesanan atau denda maksimal 5% dari nilai pesanan. Jika keterlambatan telah mencapai 5% dari jadwal, maka dilakukan pemutusan kontrak dan penyedia dimasukkan ke dalam daftar hitam.

a. Batas Waktu Pesanan 

Jika pesanan sampai di satuan pendidikan melewati batas waktu sesuai surat pesanan, maka Penyedia dikenakan denda keterlambatan sebesar satu per mil per hari dari nilai pesanan atau denda maksimal 5% dari nilai pesanan. Jika keterlambatan telah mencapai 5% dari jadwal, maka dilakukan pemutusan kontrak dan penyedia dimasukkan ke dalam daftar hitam.

b. Denda

Jika penyedia tidak memenuhi jenis buku, volume buku, atau keduanya sesuai dengan surat pesanan, maka penyedia dikenakan denda dua kali lipat dari nilai pesanan yang tidak dipenuhi.

4. Pembayaran oleh Satuan Pendidikan

5. Pembatalan kesepakatan PBJ Satuan Pendidikan berdasarkan persetujuan kedua belah pihak pelaku PBJ Satuan Pendidikan

Untuk dapat melakukan proses pengadaan buku kurikulum merdeka melalui PPMSE & Penyedia SIPLah,  perhatikan informasi di bawah ini.